Das Modul „Datenschutz“ unterstützt dich bei der Verwaltung datenschutzrechtlicher Anfragen und hilft dabei, die Anforderungen der DSGVO innerhalb des Systems nachvollziehbar und dokumentiert umzusetzen.

Hier werden alle Anfragen von Personen verwaltet, die Auskunft über ihre gespeicherten Daten erhalten, Daten löschen lassen oder ihre Daten in einem übertragbaren Format erhalten möchten. Gleichzeitig bietet das Modul Funktionen zur Verwaltung von Aufbewahrungsfristen sowie ein vollständiges Auditprotokoll aller Datenschutzaktionen.

Datenschutzanfragen verwalten

Neue Datenschutzanfragen werden angelegt, sobald die Identität der anfragenden Person erfolgreich geprüft wurde. Die Identitätsprüfung kann beispielsweise persönlich, telefonisch oder durch Vorlage einer Ausweiskopie erfolgen.

Beim Anlegen einer neuen Anfrage werden folgende Informationen erfasst:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Art der Anfrage
• Begründung oder zusätzliche Informationen
• Art der Identitätsprüfung
• optionale Ausweiskopie
• Fristen und Bearbeitungsstatus

Als Anfragearten stehen unter anderem folgende Vorgänge zur Verfügung:

• Auskunft
• Löschung
• Datenübertragbarkeit

Nach dem Speichern erscheint die Anfrage automatisch in der Listenansicht und kann dort weiterbearbeitet werden.

Listenansicht und Bearbeitung

In der Übersicht werden alle Datenschutzanfragen zentral verwaltet.

Über verschiedene Filter kannst du die Anzeige eingrenzen:

• nach Status
• nach Anfrageart
• nach Bearbeiter
• nach E-Mail-Adresse

Dadurch lassen sich auch größere Mengen an Datenschutzanfragen schnell durchsuchen und verwalten.

Aufbewahrungsfristen

Im Reiter „Aufbewahrungsfristen“ werden die gesetzlichen Speicherfristen für unterschiedliche Datentypen verwaltet.

Das System wird bereits mit vorkonfigurierten Standardwerten ausgeliefert, die auf den jeweils zugrunde liegenden Rechtsgrundlagen basieren.

Zusätzlich wird angezeigt:

• welche Frist gilt
• welche Rechtsgrundlage zugrunde liegt
• welche Datenarten betroffen sind

Änderungen an diesen Einstellungen sollten nur nach sorgfältiger rechtlicher Prüfung vorgenommen werden.

Auditlog

Im Auditlog werden sämtliche Datenschutzaktionen protokolliert.

Dazu gehören beispielsweise:

• Löschungen
• Sperrungen
• Exporte
• Änderungen von Fristen
• Bearbeitung von Datenschutzanfragen

Für jede Aktion wird dokumentiert:

• wer die Aktion durchgeführt hat
• wann sie durchgeführt wurde
• welche Daten betroffen waren

Dadurch entsteht eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation aller datenschutzrelevanten Vorgänge.

Zusätzlich können die Protokolle bei Bedarf als CSV-Datei exportiert werden.

Für die Praxis

Datenschutzanfragen sollten möglichst zeitnah erfasst und bearbeitet werden. Nutze die Statusverwaltung und das Auditlog konsequent, damit jederzeit nachvollziehbar bleibt, welche Anfragen eingegangen sind und welche Maßnahmen bereits durchgeführt wurden.