Der Bereich „Kontakte“ ist die zentrale Datenbasis deines Systems und eng mit dem CRM verknüpft. Hier verwaltest du alle relevanten Informationen zu Personen und Organisationen, die für deine Webseite und deine Prozesse wichtig sind.

Du kannst hier Daten zu Mitgliedern, Mitarbeitenden, Regionalgruppen sowie zu deiner eigenen Organisation und weiteren Partnern pflegen. Für jede Person oder Einheit wird ein eigener Datensatz angelegt, in dem alle wichtigen Informationen übersichtlich zusammengeführt sind.

Zu den hinterlegten Daten gehören zum Beispiel Kontaktdaten, Rollen oder Zuständigkeiten. Bei Mitarbeitenden kannst du zusätzlich festlegen, in welchen Bereichen sie tätig sind, etwa als Berater, und welche Themen sie abdecken. Diese Informationen bilden die Grundlage für Funktionen wie den Beratungsfinder.

Hier pflegst du auch die Kontakte, die als Ansprechpartner auf der Webseite angezeigt werden. Diese können gezielt in Inhalten eingebunden werden, zum Beispiel als Kontaktperson für bestimmte Themen, Regionalgruppen oder Angebote.

Auch Regionalgruppen werden hier verwaltet. Du kannst ihnen Standorte zuweisen und sie so mit den entsprechenden Funktionen auf der Webseite verknüpfen, zum Beispiel für den Regionalgruppenfinder oder die Kartendarstellung.

Ein besonderer Fokus liegt auf den Daten deiner eigenen Organisation. Diese Informationen werden an vielen Stellen im System benötigt, etwa in Formularen, Anträgen oder bei automatisch generierten Dokumenten wie Spendenquittungen. Dazu gehören zum Beispiel Angaben wie Name und Anschrift des Vereins, Logo, Unterschrift des Vorstands, Vereins- oder Registernummern sowie steuerliche Informationen.

Für die Praxis gilt: Pflege die Kontaktdaten sorgfältig und halte sie aktuell. Da viele Funktionen im System auf diesen Informationen basieren, ist eine saubere Datenbasis entscheidend für reibungslose Abläufe und korrekte Ausgaben.