Das Modul „Kontakte“ bildet die zentrale Stammdatenverwaltung innerhalb von SelbsthilfePro. Hier werden alle Personen, Organisationen und Gruppen verwaltet, die für die Arbeit deiner Organisation relevant sind.
Die im Kontakte-Modul gepflegten Informationen bilden die Grundlage für zahlreiche Funktionen im System. Viele andere Module greifen auf diese Daten zu, beispielsweise das CRM, der Beratungsfinder, Regionalgruppen, Spendenformulare oder Veranstaltungsanmeldungen.
Welche Kontakte werden verwaltet?
Im Kontakte-Modul können verschiedene Kontaktarten angelegt und gepflegt werden.
Dazu gehören unter anderem:
- Organisationen
- Mitarbeitende
- Mitglieder
- Regionalgruppen
- Berater
- weitere Ansprechpartner und Kontakte
Je nach Kontaktart stehen unterschiedliche Eingabefelder zur Verfügung.
Dadurch erhält jeder Kontakttyp genau die Informationen, die für seine Aufgaben benötigt werden.
Mitarbeiter verwalten
Für Mitarbeitende können neben den üblichen Kontaktdaten weitere Informationen hinterlegt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Funktion innerhalb der Organisation
- Zuständigkeiten
- Kontaktdaten
- Profilbild
- Beratertätigkeiten
- Beratungsschwerpunkte
Mitarbeiter können außerdem als Berater gekennzeichnet werden.
Dabei wird festgelegt:
- zu welchen Themen beraten wird
- welche Krankheitsbilder betreut werden
- welche Interessen oder Fachgebiete vorliegen
Diese Informationen werden anschließend automatisch vom Beratungsfinder genutzt.
Verfügbarkeiten von Beratern
Berater können zeitweise als nicht verfügbar markiert werden.
Das ist beispielsweise sinnvoll bei:
- Urlaub
- Krankheit
- Fortbildungen
- sonstigen Abwesenheiten
Während dieser Zeit werden die betreffenden Personen im Beratungsfinder nicht vorgeschlagen.
Nach Ende der Abwesenheit können sie wieder aktiviert werden.
Regionalgruppen verwalten
Auch Regionalgruppen werden über das Kontakte-Modul angelegt und gepflegt.
Für jede Regionalgruppe können unter anderem hinterlegt werden:
- Name
- Ansprechpartner
- Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefon
- Beschreibung
Die eigentliche Zuordnung von Postleitzahlengebieten erfolgt anschließend im Modul Regionalgruppen.
Das Kontakte-Modul stellt damit die Stammdaten bereit, die von anderen Modulen genutzt werden.
Organisationsdaten verwalten
Ein besonderer Bereich betrifft die Daten der eigenen Organisation.
Diese Informationen werden an vielen Stellen im System automatisch verwendet.
Dazu gehören beispielsweise:
- Vereinsname
- Anschrift
- Kontaktdaten
- Logo
- Registerinformationen
- Steuerdaten
- Vorstandsangaben
- Unterschriften
Diese Daten werden unter anderem benötigt für:
- Spendenquittungen
- Formulare
- Mitgliedsanträge
- automatische Dokumente
- rechtliche Hinweise
Zusammenarbeit mit dem CRM
Alle Kontakte sind eng mit dem CRM-System verknüpft.
Dadurch kann jederzeit nachvollzogen werden:
- welche Anfragen eine Person gestellt hat
- ob sie Mitglied ist
- ob sie gespendet hat
- welche Veranstaltungen besucht wurden
- welche Bestellungen vorliegen
So entsteht ein vollständiges Bild über alle Aktivitäten und Beziehungen innerhalb des Systems.
Für die Praxis
Pflege Kontaktdaten möglichst vollständig und aktuell. Da zahlreiche Module auf diese Informationen zugreifen, verbessert eine saubere Datenbasis die Qualität von Suchfunktionen, Beratungsangeboten und automatisierten Prozessen erheblich.