Das CRM-System (Customer Relationship Management) ist die zentrale Vereinsverwaltung von SelbsthilfePro. Hier laufen alle Interaktionen zusammen, die Personen über die Webseite mit deiner Organisation haben. Dadurch entsteht ein vollständiger Überblick über Kontakte, Anfragen und Aktivitäten.

Das CRM dient gleichzeitig als zentrale Arbeitsoberfläche für Mitarbeitende und Redakteure. Hier werden Anfragen bearbeitet, Aufgaben verteilt und Vorgänge dokumentiert.

Was wird im CRM verwaltet?

Im CRM werden alle wichtigen Interaktionen automatisch erfasst und den jeweiligen Personen zugeordnet.

Dazu gehören unter anderem:

• Beratungsanfragen
• Mitgliedsanträge
• Spenden
• Kontaktanfragen
• Shop-Bestellungen
• Veranstaltungsanmeldungen
• Forummeldungen
• Newsletter-Anmeldungen

Jeder Vorgang wird automatisch mit dem entsprechenden Kontakt verknüpft und dauerhaft dokumentiert.

Die zentrale Personenakte

Für jede Person entsteht im CRM ein zentraler Datensatz.

Dort kannst du nachvollziehen:

• welche Anfragen gestellt wurden
• ob eine Mitgliedschaft beantragt wurde
• welche Veranstaltungen besucht wurden
• welche Spenden eingegangen sind
• welche Bestellungen vorgenommen wurden
• welche Beratungen stattgefunden haben

Dadurch erhältst du ein vollständiges Bild darüber, wie eine Person mit deiner Organisation und der Webseite interagiert.

Arbeiten mit der Listenansicht

Die CRM-Übersicht zeigt alle eingegangenen Vorgänge in einer zentralen Liste.

Über verschiedene Filter kannst du die Anzeige eingrenzen:

• nach Vorgangstyp
• nach Status
• nach Bearbeiter
• nach Zeitraum
• nach Kontakt

So findest du auch bei vielen Anfragen schnell die relevanten Vorgänge.

Bearbeitung von Anfragen

Jeder Vorgang kann direkt aus dem CRM heraus bearbeitet werden.

Dabei kannst du beispielsweise:

• Vorgänge freigeben
• Rückfragen dokumentieren
• Status ändern
• Notizen hinterlegen
• Aufgaben erstellen
• Vorgänge anderen Bearbeitern zuweisen

Dadurch wird das CRM zur zentralen Schaltstelle für die Zusammenarbeit im Team.

Dashboard und Aufgabenverwaltung

Jeder Mitarbeiter sieht im CRM seine eigenen offenen Aufgaben und Vorgänge.

Dadurch erhält jeder Bearbeiter ein persönliches Dashboard mit:

• offenen Anfragen
• zugewiesenen Aufgaben
• aktuellen Bearbeitungsständen
• relevanten Kontakten

So geht keine Anfrage verloren und die Bearbeitung bleibt jederzeit nachvollziehbar.

Historie und Nachvollziehbarkeit

Alle Vorgänge werden chronologisch dokumentiert.

Dadurch lässt sich jederzeit nachvollziehen:

• wann eine Anfrage eingegangen ist
• wer sie bearbeitet hat
• welche Änderungen vorgenommen wurden
• wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist

Das schafft Transparenz innerhalb der Organisation und erleichtert die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeitender.

Für die Praxis

Das CRM sollte die zentrale Arbeitsgrundlage für alle eingehenden Anfragen sein. Je konsequenter Vorgänge dort bearbeitet und dokumentiert werden, desto besser bleibt der Überblick über Kontakte, Aufgaben und laufende Prozesse erhalten.